Allgemein Wenn der Betriebsleiter ausfällt – Notfallordner für Handwerksbetriebe

Nach Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn erfolgen etwa ein Viertel der Unternehmensübertragungen in Deutschland aufgrund von Unfall, Krankheit oder Tod des Firmenchefs. Circa 18.000 Unternehmen sind jährlich davon betroffen. Ein Unfall oder eine plötzliche schwere Krankheit des Betriebsinhabers reichen aus, um das Unternehmen handlungsunfähig zu machen. Von einer Sekunde auf die andere können das Lebenswerk eines Firmeninhabers und damit auch die Absicherung einer Familie zerstört sein. In fast allen kleinen und mittelständischen Unternehmen läuft ohne den Chef nichts oder nicht viel. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Die Handlungsfähigkeit der Unternehmen ist dann unter Umständen in erheblichem Maße eingeschränkt. Typische Probleme sind unter anderem fehlende Zugangscodes zu den Computern, das Fehlen wichtiger Schlüssel oder keine Verfügungsgewalt über Gelder oder Geschäftskonten. Die Folge: Lieferanten und Löhne können nicht bezahlt werden, Aufträge verzögern sich und Kunden springen ab.

Niemand weiß wann, wo und welche Schicksalsschläge den Unternehmer treffen können und welche Auswirkungen sie haben. Für einen plötzlichen Chefausfall im Betrieb ist durch eine rechtzeitige Planung unbedingt Vorsorge zu treffen, damit dieser auch für einen kürzeren oder längeren Zeitraum weiter arbeiten kann, ohne in eine existenzielle Krise zu geraten.

Die wichtigste Vorkehrung besteht darin, einen Stellvertreter zu benennen und ein Konzept in der Schublade zu haben, wie im Ernstfall die Nachfolge geregelt werden soll. Auch die damit verbundenen erb- und steuerrechtlichen Fragen sollten besprochen sein. Der Vertreter oder Nachfolger sollte keine wertvolle Zeit verlieren, etwa weil er sich erst mühsam ein Bild von der Lage verschaffen muss oder weil er keine Vollmachten hat.

Ein Notfallordner für den Ernstfall hilft weiter

Deshalb empfiehlt die Handwerkskammer jedem Unternehmer, einen so genannten Notfallordner anzulegen und laufend zu aktualisieren. Versicherungsdokumente, Verträge, Bankverbindungen, Vollmachten, Jahresabschlüsse, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Projektlisten, Übersichten der Patente und Schutzrechte, Übersichten wichtiger Geschäftspartner, PIN’s und Passwörter und Zahlenkombinationen für Tresore gehören dort zum Beispiel hinein. Es ist erforderlich der vorgesehenen Vertre­tungs­­person die Existenz und den Aufbewahrungsort dieses Notfallordners mitzuteilen.

Der Betriebsleiter sollte sich durch das Erstellen eines Notfallordners einen aktuellen Überblick über die bereits erreichte Vollständigkeit der notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen verschaffen und für den Notfall seiner erzwungenen Abwesenheit vorsorgen; erkennbar gewordene Fehlstellen sollten zur Absicherung des Betriebes, dessen Mitarbeiter und der eigenen Familie schnellstmöglich abgearbeitet werden. Je präziser Handlungsanweisungen, Projektfortschritte und strategische Planungen schriftlich dokumentiert wurden, desto reibungsloser wird der Betrieb weiterlaufen.

Die Übernahme wichtiger Zuständigkeiten, wer im eingetretenen Notfall welche wichtigen Aufgaben zu übernehmen hat, muss geregelt sein. Wer ist für welche Abläufe zuständig? Welche Maßnahmen sind für eine geordnete und umfassende Vertretung zu planen und vorzubereiten? Und letztlich: Wo befinden sich die jeweils notwendigen Informationen, die zur Erfüllung der bevorstehenden Aufgabenstellungen erforderlich sind?

Zur Vorbeugung einer solchen Situation hat die Handwerkskammer Frankfurt (Oder) – Region Ostbrandenburg einen Notfallordner vorbereitet. Dieser ist bei Ihrem Betriebsberater Ihrer Handwerkskammer im Rahmen einer individuellen Beratung erhältlich.